Штатное расписание: FAQ
Более трех лет на наши семинары и тренинги, посвященные вопросам трудового законодательства и кадрового делопроизводства, съезжаются кадровики из разных городов Украины. Данная статья основана на вопросах и ситуациях, которые неоднократно обсуждались на наших встречах.
Пользуясь случаем, хочу поблагодарить участников тренингов за интересные вопросы, нестандартные суждения, споры и дискуссии, которые дают пищу для новых размышлений, поисков и находок.
Обязательно ли наличие штатного раписания в системе кадровой документации предприятия? Существует ли установленная форма этого документа?
Как ни удивительно, но ни в одном нормативном документе мы не найдем, во-первых, четкого определения термина «штатное расписание». Юридические справочники объясняют этот термин как документ, который устанавливает для данного предприятия, учреждения, организации структуру, штаты и должностные оклады работников и содержит названия должностей, численность персонала и оклады по каждой должности.
Во-вторых, единой утвержденной унифицированной формы штатного расписания для всех предприятий также не существует. Исключением являются только бюджетные организации, для которых в соответствии с Постановлением КМУ от 28.02.2002 г. № 228 «Про затвердження Порядку складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ» определено, что типовая форма штатного расписания учреждения утверждается Министерством финансов Украины. В случае необходимости министерства и другие центральные органы исполнительной власти по согласованию с Минфином могут устанавливать форму штатного расписания для соответствующей отрасли.
Как правило, в штатное расписание вносят следующие сведения:
• перечень должностей;
• количество штатных единиц;
• суммы должностных окладов и надбавок;
• месячный фонд оплаты труда.
Третья особенность заключается в том, что ни один нормативный документ не содержит и однозначного указания на обязательность данного документа для всех украинских предприятий.
Единственным законодательным актом, на основании которого делают вывод о необходимости наличия штатного расписания, является Хозяйственный кодекс Украины, в соответствии со статьей 64 которого предприятие самостоятельно определяет свою организационную структуру, устанавливает численность работников и штатное расписание.
Тем не менее, Министерство труда и социальной политики неоднократно в своих разъяснениях (в том числе и в письме № 162/06/187-07 от 27.06.2007 г. «Относительно штатного расписания») настаивало на том, что утверждение штатного расписания на предприятии является обязательным и его отсутствие следует считать нарушением требований законодательства о труде, за которое работодатель может нести административную ответственность в соответствии с частью 1 статьи 41 Кодекса Украины об административных правонарушениях (КУоАП).
На мой взгляд, наличие штатного расписания на предприятии желательно, поскольку, основываясь на нем, решается целый ряд вопросов как внутреннего характера (прием на работу и перевод работников, установление доплат и т.д.), так и внешнего (например, составление и подача в государственные органы установленной отчетности).
Если же администрация приходит к выводу о том, что утверждение штатного расписания не рационально, необходимо быть готовыми к тому, что свою точку зрения придется отстаивать перед представителями Госнадзортруда в случае проведения последними проверки предприятия.
У всех ли компаний (в частности, коммерческих) при составлении штатного расписания должности должны соответствовать Классификатору профессий? Мы узнали в пенсионном фонде, что при расчете пенсии это значения не имеет, и поэтому точного соответствия в названиях не требуется. Но в справочниках по кадровому делопроизводству указано, что при проверке финансово-хозяйственной деятельности предприятия проверке подлежит штатное расписание (в том числе и соответствие должностей Государственному классификатору профессий). Хотелось бы узнать насколько серьёзными могут быть последствия таких нарушений?
В названиях наших должностей много вольностей, поскольку фирма является дочерним предприятием иностранной компании. Какое наказание грозит работодателю за это нарушение? Какие в этом случае возможны последствия для работников?
Поскольку, как мы уже отметили, законодательство не регламентирует вопрос оформления штатного расписания, сам факт указания в нем наименований должностей и профессий, не предусмотренных Классификатором профессий ДК 003:2005 (утвержден приказом Госкомитета Украины по вопросам технического регулирования и промышленной политики от 26.12.2005 г. № 375), нельзя считать нарушением. Однако, именно на должность, указанную в штатном расписании, будет осуществлен прием работника, следовательно, соответствующая запись появится и в трудовой книжке данного сотрудника. Здесь мы сталкиваемся уже с нарушением положений Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников № 58 от 29.07.1993 г., предусматривающей внесение сведений о работе в четком соответствии с Классификатором профессий (п.2.14 Инструкции).
В настоящее время сложно оценить последствия для работников, так как на сегодняшний день на первый план при начислении пенсий выходят не сведения, указанные в трудовых книжках, а данные персонифицированной системы учета взносов в Пенсионный фонд. Однозначно можно говорить только о том, что этот вопрос принципиален для тех работников, которые имеют право на пенсию по возрасту на льготных условиях. Записи в их трудовых книжках должны обязательно соответствовать Спискам производств, работ, профессий, должностей и показателей, которые дают право на льготное пенсионное обеспечение.
Что касается работодателей, то для них такое нарушение в соответствии со статьей 41 КУоАП грозит штрафом в размере от 15 до 50 необлагаемых налогом минимумов доходов граждан (255 – 850 грн.) и предписанием инспектора Госнадзортруда о необходимости устранения выявленного нарушения.
Приняв дела на новом месте работы, обнаружила, что должности в штатном расписании не соответствую Классификатору. Как правильно привести документацию в соответствие с требованиями законодательства?
Конечно же, первым шагом кадровика в данном случае должна быть служебная записка на имя руководителя предприятия с указанием всех выявленных отклонений в кадровой документации от установленных требований.
На основании служебной записки готовится новое штатное расписание и издается приказ по предприятию со следующей формулировкой:
С целью приведения названий должностей и профессий в соответствие с Классификатором ГК 003:2005 ввести с ____________ в действие новое штатное расписание по предприятию.
На следующем этапе кадровая служба должна провести разъяснительную работу с персоналом о необходимости осуществления перевода на новые должности и после получения заявлений работников оформить соответствующие приказы, в которых указать:
В связи с введением нового штатного расписания с _____________ и приведением названий должностей и профессий в соответствие с Классификатором ГК 003:2005 перевести…
В соответствии с текстом изданных приказов вносятся записи в трудовые книжки работников.
Будет ли правомерным внесение в штатное расписание названия должности «менеджер по продажам», учитывая примечание 2 к Классификатору ГК 003:2005?
В штатное расписание наименования должностей вносятся в соответствии с Государственным классификатором ГК 003:2005 «Классификатор профессий» – точное наименование должности с применением производных слов в соответствии с приложением В. Кроме того, в примечании 2 к Классификатору указывается, что названия профессий могут быть расширены пользователем для внутреннего использования терминами и словами, которые уточняют место работы, выполняемые функции, сферу деятельности при условии лаконичности изложения. Таким образом, в штат предприятия могут вводиться, например, должности «специалист по вопросам …» (уточняется сфера деятельности и функции), «начальник … отдела … департамента» (конкретизируется место работы) и т.д.
Подобный механизм формирования наименования не может применяться в отношении должности «менеджер по продажам», поскольку в Классификаторе не существует профессии «менеджер», а закреплены конкретные названия должностей так называемого менеджерского направления: менеджер по персоналу, менеджер по логистике, менеджер в оптовой торговле и т.д.
Можно ли указывать в штатном расписании и в трудовых книжках «двойные» должности: «бухгалтер – кассир», «водитель – экспедитор», «секретарь – инспектор по кадрам» и т.п.?
Образование названия должности путем объединения двух названий является нарушением порядка, установленного Классификатором, на котором мы остановились в предыдущем вопросе.
В этой ситуации фактически идет речь о совмещении профессий, когда работник выполняет наряду со своей основной работой (бухгалтера, водителя, секретаря), обусловленной трудовым договором, дополнительную работу по другой должности без освобождения его от основной работы.
В таком случае в штатное расписание должны быть введены обе должности, а сотруднику, их совмещающему, должна производиться доплата за совмещение профессий (должностей) в соответствии со статьей 105 КЗоТ.
В структуру предприятия входят несколько магазинов. Как правильно отразить в штатном расписании штатные единицы продавцов – отдельно по каждому магазину или в целом по предприятию?
Учитывая, что правила оформления штатного расписания каждое предприятие имеет право определить для себя самостоятельно, ни один из вариантов нельзя признать ошибочным. Однако, впоследствии следует обратить внимание на соответствующее издание приказов в отношении торгового персонала.
В первом случае будет идти речь о приеме работника на должность продавца конкретного магазина, что должно быть отражено в приказе о приеме. Во втором случае место работы не конкретизируется. Что это означает для администрации предприятия?
В дальнейшем при изменении количественного и качественного состава персонала магазинов при первом варианте появляется необходимость каждый раз вносить коррективы в штатное расписание (выводить и вводить штатные единицы), а также оформлять приказы о переводе работников с одной должности («продавец магазина № 1») на другую («продавец магазина № 3»).
Если же изначально сотрудник был принят на должность продавца (второй вариант), то в аналогичной ситуации можно говорить уже не о переводе, а о перемещении, не требующем вышеупомянутой сложной процедуры оформления.
Напомню, что в соответствии со статьей 32 КЗоТ Украины не считается переводом на другую работу и не требует согласия работника его перемещение на том же предприятии, в учреждении, организации на другое рабочее место, в другое структурное подразделение в той же местности.
Необходимо ли утверждать штатное расписание в начале каждого года, даже если изменений в нем не было? Установлены ли сроки его утверждения?
Согласно с Постановлением КМУ от 28.02.2002 г. № 228 «Про затвердження Порядку складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ» в обязательном порядке утверждают свои штатные расписания в начале каждого года только бюджетные организации.
Предприятия негосударственной формы собственности пересматривают и заново утверждают новое штатное расписание в соответствие с собственными потребностями.
В данном случае необходимо обратить внимание на то, как первоначально было оформлено штатное расписание и издан приказ о его введении в действие. Если в таком приказе присутствовала формулировка «утвердить с 01 января 2007 года штатное расписание предприятия на 2007 год», то срок действия документа ограничивается указанным календарным годом, и с 01.01.2008 г. он утрачивает свою силу, что влечет за собой необходимость подготовки и введения в действие нового штатного расписания. Если же условие о сроке действия данного документа не было ранее закреплено распоряжением руководителя, в новом году продолжает действовать существующее штатное расписание.
Имеет ли право администрация предприятия при заключении трудового договора с работником устанавливать оклад ниже уровня, указанного в штатном расписании?
Такого права у работодателя нет, поскольку штатное расписание является внутренним нормативным документом, закрепляющим должностной и численный состав компании, а также установленный размер заработной платы (должностной оклад, тарифная ставка).
Условие об оплате труда в соответствии с законодательством (статья 32 КЗоТ Украины) отнесено к существенным условиям трудового договора. Его нарушение может повлечь за собой, как административную, так и, в отдельных случаях, уголовную ответственность.
Достаточно часто встречается и ситуация приема на работу сотрудника с испытательным сроком и установления ему оплаты ниже закрепленной штатным расписанием, что также является нарушением. Необходимо помнить, что заключение трудового договора с условием прохождения испытания никоим образом не ограничивает трудовых прав работников, а условия договоров о труде, ухудшающие положение работников по сравнению с действующим законодательством, признаются недействительными (статья 9 КЗоТ Украины).
Можно ли применять в приказах по личному составу формулировку «принят (переведен) на должность … с оплатой согласно штатному расписанию» или в обязательном порядке необходимо указывать конкретный размер оклада?
Противники формулировки «с оплатой согласно штатному расписанию» аргументируют свою позицию тем, что администрация предприятия не осуществляет ознакомления работника со штатным расписанием. Более того, во многих компаниях этот документ относят к конфиденциальной информации и доступ к нему крайне ограничивают.
По моему мнению, даже в подобной ситуации упомянутая формулировка приемлема, а в ряде случаев и выгодна для предприятия.
Знакомить работника с текстом штатного расписания нет никакой необходимости, так как размер своего должностного оклада (конечно же, в соответствии со штатным расписанием) наш сотрудник в обязательном порядке увидит на обороте своей личной карточки (форма № П-2 утверждена приказом Минстата Украины № 277 от 27.10.1995 г.), в разделе 4 части ІІІ, что засвидетельствует собственной подписью.
В чем же удобство формулировки «согласно штатному расписанию»? Представим себе ситуацию, когда в компании осуществляется повышение уровня оплаты труда, например, в связи с введением нового размера минимальной заработной платы. Если изначально персонал принимался на работу с указанием в приказах размера оклада, то возникает необходимость перевода работников на должности с новыми окладами. В случае же заключения трудового договора с оплатой согласно штатному расписанию, мы имеем возможность ограничиться указанием нового размера оплаты труда сотрудников в соответствующей графе личной карточки П-2.
Однако, в штатное расписание предприятия могут включаться должности с одинаковым наименованием и разными окладами. Естественно, что в отношении работников, занимающих такие должности, должны издаваться приказы о приеме (переводе) исключительно с указанием размера заработной платы, и формулировка «с оплатой согласно штатному расписанию» применяться не может.
Евгения Каляпина,
аналитик-консультант, бизнес-тренер компании „Бизнес-Сервис” (г.Одесса)
Статья опубликована в журнале «Праця і закон»,
№ 11, ноябрь 2007 г.
